Dalam MS Access pembuatan tabel merupakan perangkat penting dalam pembuatan database,dengan sistem tersebut data yang terhimpun dalam satu database dapat menghasilkan suatu informasi yang berguna.
Untuk membuat dan memproses sebuah
database secara elektronik, data harus sudah tersimpan dalam sebuah file yang
di dalamnya terdiri dari beberapa record dan field. Record dan field
dalam sebuah database Microsoft Access tersimpan dalam tabel-tabel yang
sebelumnya sudah didefinisikan.
1. Membuat Database Baru
Dalam Microsoft Access, tiap
database tersimpan dalam sebuah file dengan ekstensi .mdb. Tiap objek baik itu
tabel, form, report, query, data access page, atau lainnya yang Anda ciptakan
dalam database itu juga disimpan dalam file ini. Jadi, satu file berisi semua
objek dalam database Anda. Ikutilah langkah-langkah berikut ini untuk membuat
database baru.
Untuk menjalankan Microsoft Access
langkahnya sebagai berikut:
- Klik Start
- Klik All Programs
- Klik Microsoft Access. Setelah itu segera tampil
jendela Microsoft Access
- Klik Blank Database, karena kita akan membuat database
baru. Setelah Anda mengklik Blank Database, maka akan tampil kotak dialog
Create databae
- Tentukan lokasi atau folder untuk menyimpan file
Database baru Anda, misalnya di My Document
- Ketikkan sebuah nama file untuk Database baru Anda,
misalnya LATIHAN.
- Klik Create. Access secara otomatis akan menambahkan
ekstensi .mdb ke nama file itu.
- Teks di bagian atas di batang judul jendela database
berisi nama dalam contoh ini bernama LATIHAN. Dalam Microsoft Access 2002
(XP) jendela database mempunyai dua bagian, bagian sebelah kiri
menampilkan tipe objek dan group, sedangkan bagian kanan berisi objek
database dan shortcut untuk menciptakan objek baru
- Di bawah heading objects, ada beberapa tipe objek yang
bisa dipilih dan digunakan untuk berbagai keperluan, jika Anda mengklik
Tables, maka Microsoft Access akan menampilkan semua tabel dalam database
yang letaknya di bagian kanan jendela Database.
1.1. Merancang Tabel Baru
Anda bisa menyimpan bermacam-macam
data dalam tabel yang sudah dibuat tergantung kebutuhan. Sebagai contoh seperti
ditampilkan pada tabel 2.1. adalah tabel yang berisi informasi dari buku alamat
penulis.
Nama
|
Alamat
|
Kota
|
Telepon
|
Tutang
|
Jalan Raya Bogor KM 46
|
Cibinong
|
0218761985
|
Idam Cubriadi
|
Jalan Babakan
|
Bogor
|
025165656
|
Yuniar Supriadi
|
Jalan Ciawi
|
Bogor
|
025132318
|
Sebuah
tabel terdiri atas field dan record. Field mengkategorikan data dan record
adalah data itu sendiri. Seperti Anda lihat yang ditampilkan pada tabel di atas
terdiri atas empat field dan mempunyai tiga record. Sebelum Anda menggunakan
tabel dalam Microsoft Access sebelumnya Anda harus merancang tabel tersebut.
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menentukan field-field yang
diperlukan dan jenis data untuk setiap field.
1.2. Tipe Data Field
Field-field dalam sebuah tabel
haruslah ditentukan tipe datanya agar Access mengetahui bagaimana agar data
tersebut dapat diolah dan memperlakukan data dalam field itu. Oleh karena itu
sangat penting bagi kita untuk memahami berbagai tipe data field yang ada.
Bahkan pengetahuan mengenai hal ini akan bermanfaat ketika Anda merancang
berbagai macam tabel dalam sebuah database.
Text
Ini adalah tipe data yang paling
umum digunakan. Tipe data ini bisa digunakan untuk field alfanumeric, seperti
nama, alamat, kode pos, nomor telepon dan sebagainya. Microsoft Access memberi
keleluasaan bagi Anda untuk memasukkan data sampai 255 karakter ke field dengan
tipe data ini.
Memo
Tipe data ini mirip dengan teks,
tetapi bisa menampung sampai dengan 64.000 karakter. Tipe data text lebih
sering dugunakan karena memo tidak bisa diurutkan atau diindeks.
Number
Tipe data ini digunakan untuk
menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk perhitungan matematis. Anda
tidak menggunakan tipe data ini untuk nomor telepon, misalnya, karena nomor
telepon tidak perlu diproses secara matematis.
Date/Time
Tipe data ini digunakan untuk nilai
tanggal dan waktu. Misalnya, Anda bisa menggunakan tipe data ini untuk
tanggal lahir atau tanggal pembelian.
Currency
Tipe data ini terutama digunakan
untuk nilai mata uang. Tetapi, Anda juga bisa menyertakan data numeric dalam
perhitungan yang memerlukan satu sampai empat angka desimal. Tipe data ini,
misalnya, bisa digunakan untuk nilai pembelian atau ongkos pengantaran.
Auto Number
Ini adalah angka yang secara
otomatis akan terurut atau angka acak yang ditetapkan Microsoft Access untuk
record baru yang ditambahkan ke sebuah tabel. Field AutoNumber tidak bisa
diedit. Oleh karena itu jenis data ini digunakan untuk field yang harus unik,
artinya tidak boleh ada nilai yang sama untuk field ini. Sebagai contoh Anda
bisa menggunakan tipe data ini untuk NIM, NIP, KARPEG atau Nomor Induk Siswa.
Yes/No
Tipe data ini hanya bisa mempunyai
dua nilai yaitu Yes atau No. Data ini digunakan untuk field yang hanya
mempunyai dua nilai. Misalnya, sebuah tabel yang berisi informasi mengenai
karyawan bisa menggunakan tipe data ini untuk field status perkawinan di mana
hanya memiliki dua nilai yaitu Ya atau Tidak.
OLE Object
Tipe data ini digunakan untuk
eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Misalnya, Anda bisa
menggunakan tipe data ini untuk menyimpan gambar bitmap (foto) karyawan dalam
tabel Karyawan. Meskipun file bitmap yang digunakan disimpan dalam tabel,
tetapi file bitmap ini hanya bisa ditampilkan dalam form atau report.
Hyperlink
Ini merupakan gabungan dari teks dan
bilangan yang disimpan sebagai teks dan digunakan sebagai alamat hyperlink.
Hyperlink digunakan untuk menyimpan pointer ke sebuah situs web atau path ke
sebuah file di harddisk. Bila Anda mengklik sebuah hyperlink, Microsoft Access
akan mencoba membuka file tersebut dalam aplikasi asli file yang bersangkutan.
Lookup Wizard
Bila Anda menggunakan tipe data ini
untuk sebuah field, Anda bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari
sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam sebuah kotak daftar atau kotak
combo.
2. Membuat Tabel Baru
Sebagai gambaran dan latihan
Anda berikut ini akan dijelaskan cara untuk membuat sebuah tabel baru
dalam sebuah database. Sebagai contoh Anda akan membuat tabel buku alamat ke
dalam sebuah database di Microsoft Access.
- Dalam jendela Database bernama LATIHAN di bawah Objects
pilih Tables.
- Klik dua kali Create Table and Design View. Setelah itu
segera tampil jendela untuk mendefinisikan tabel Anda. Pada frame sebelah
atas di jendela terdapat tiga kolom, yaitu Field Name, Data Type dan
Description. Anda bisa mulai dengan memasukkan data dalam kolom Field dan
Data Type.
- Ketikkan NAMA di bawah FieldName, lalu klik Data Type
dan pilih Text. Secara default nilai Field Size untuk tipe Data Text
adalah 50. Ini artinya Anda hanya bisa memasukkan sampai dengan 50
karakter untuk tiap nilai dalam field ini.
- Ketikkan ALAMAT, lalu klik Data Type dan pilih Text
- Ketikkan KOTA, lalu klik Data Type dan pilih Text
- Ketikkan NOMOR TELEPON, lalu klik Data Type dan pilih
Text
- Ketikkan TANGGAL LAHIR, lalu klik Data Type dan pilih
Date/Time
Catatan:
Kolom Description digunakan untuk
keterangan singkat tiap field, meskipun isi dari kolom ini bukan merupakan
bagian dari data Anda dan tidak ditampilkan dalam tabel. Untuk memasukkan
deskripsi sebuah field, klik sel dalam kolom Description dan ketikkan deskripsi
yang akan Anda masukkan.
- Tutup tampilan Design dengan mengklik tombol Close
Window di sebelah kanan atas tampilan Design.
- Microsoft Access akan bertanya apakah Anda ingin
menyimpan desain tabel tersebut? Klik Yes untuk menyimpannya. Karena ini
adalah tabel baru yang belum ada namanya, maka Microsoft Access akan
meminta Anda mengetikkan sebuah nama. Ketikkan sebuah nama yang sesuai,
misalnya Daftar Alamat.
- Klik OK.
- Microsoft Access akan mengingatkan bahwa tabel Anda
belum mempunyai kunci primer (primary key). Pada bagian ini Anda
tidak harus mengetahui terlebih dahulu mengenai kunci primer tersebut.
Karena akan dibahas di bagian selanjutnya.
- Klik No. Pada jendela Database yang sudah Anda
buat klik Tables di bawah Objects dan perhatikan sekarang sudah terdapat
satu ikon tambahan bernama DAFTAR ALAMAT
3. Mengubah Desain Tabel
Jika Anda sedang membangun sebuah
database, maka kadang tabel yang dibuat perlu diubah, umpamanya Anda perlu
menambahkan field baru atau menghapus sebuah field dari tabel tersebut.
Untuk mengubah desain sebuah tabel,
yang harus Anda lakukan adalah dengan membukanya dalam tampilan Design. Caranya
klik nama tabel dalam tab Tables, kemudian klik tombol Design. Tiap kali Anda
mengubah desain sebuah tabel, tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel
tersebut.
4. Menambahkan Field
Kadang-kadang kita perlu menambahkan
field baru ke bagian akhir dari suatu tabel atau menyisipkannya ke
tengah-tengah field-field yang ada. Hal ini sering terjadi bagi seorang
developer database.
4.1. Menambahkan Field Baru ke Akhir
Tabel
Untuk menambahkan field baru ke
bagian akhir dari suatu tabel langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai
berikut:
- Dalam tampilan Design, klik sel kosong dalam kolom
Field name sesudah entri Field Name yang terakhir
- Ketikkan nama field yang baru, misalnya KODE POS, pilih
Data Type dan klik Text
- Ketikkan deskripsi untuk field yang baru dalam kolom
Description jika diperlukan.
- Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel
tersebut.
- Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol
Close Window.
4.2. Menyisipkan Field ke Sebuah
Tabel
Jika Anda perlu menambahkan field
baru ke dalam sebuah tabel, maka tidak heran jika suatu saat Anda juga perlu
menyisipkan sebuah field di tengah-tengah tabel. Adapun langkah yang harus Anda
lakukan adalah sebagai berikut:
- Field baru akan disisipkan di atas baris yang Anda
klik. Dalam tampilan Design, tempatkan kursor Anda di baris dimana Anda
akan menyisipkan sebuah field baru.
- Pilih Rows dari menu Insert, atau klik tombol Insert
Rows pada toolbar.
- Access akan menyisipkan sebuah baris kosong. Isi
field-field kosong tersebut.
- Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel baru.
- Tutup tampilan Design dengan mengklik tombol Close
Window.
4.3. Menghapus Field dari Tabel
Untuk menghapus sebuah field dari
desain sebuah tabel, langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:
- Dalam tampilan Design, tempatkan kursor di field yang
ingin Anda hapus
- Pilih Delete Rows dari menu Edit, atau klik tombol
Delete Rows di toolbar.
- Jika field ini berisi data, Access akan meminta Anda
mengkonfirmasi bahwa Anda benar-benar ingin meng-hapus field ini. Klik Yes
di kotak dialog yang muncul.
- Tekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan desain tabel yang
baru
- Tutup tampilan Design tabel dengan mengklik tombol
Close Window.
5. Mengubah Nama Tabel
Untuk mengubah nama sebuah tabel
langkah yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut:
- Dalam tab Tables, klik kanan mouse Anda. Setelah itu
segera tampil Menu Popup
- Klik Rename, lalu ketikkan nama tabel baru
- Tekan tombol Enter.
6. Menghapus Tabel
Jika sebuah tabel tidak diperlukan
lagi Anda bisa menghapus atau membuangnya. Cara yang harus Anda lakukan adalah
sebagai berikut:
- Dalam tab Tables, klik nama tabel
- Tekan tombol Delete pada keyboard
- Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes
untuk menghapus tabel atau No bila Anda tidak jadi menghapus tabel.
7. Memasukkan Data
Untuk memasukkan data ke dalam
sebuah tabel caranya adalah sebagai berikut:
- Dalam tab Tables, klik nama tabel, dalam contoh ini
adalah DAFTAR ALAMAT
- Klik tombol Open. Microsoft Access akan menampilkan
sebuah tabel
- Untuk memasukkan data, tempatkan kursor ke sebuah sel
lalu ketikkan data Anda. Perhatikan bahwa ikon bergambar seperti pensil di
sebelah kiri akan muncul di baris itu.
- Untuk berpindah ke sel lain, gunakan tombol panah atau
mouse untuk memindahkan kursor. Untuk berpindah ke field berikutnya,
gunakan tombol Tab atau Enter.
8. Menghapus Record
Untuk menghapus sebuah record,
langkah yang harus Anda lakukan adalah:
- Buka tabel dalam tampilan Datasheet
- Tempatkan kursor di record yang ingin Anda hapus
- Pilih Delete Record dari menu Edit
- Klik Yes di kotak konfirmasi yang muncul.